Manuale gestione documentale e conservazione - Allegato alla Delibera del Consiglio di Istituto n. 35 del 28.11.2025
Manuale gestione documentale e conservazione
Tipologia
Regolamento
Descrizione estesa
Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, emanate dall’AgID, pre-vedono l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di redigere e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. Il presente Manuale di gestione adottato dall’Istituto di Istruzione Secondaria di II Grado “Cesare Battisti (di seguito denominato “istituto scolastico”) descrive il sistema di gestione dei docu-menti informatici, anche ai fini della conservazione, e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del ser-vizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.1 Il Manuale è uno strumento di lavoro e di riferimento per le/gli utenti del protocollo informatico dell’istituto scolastico: de-scrive il modello organizzativo adottato dalla scuola per la gestione documentale e il processo di gestione del ciclo di vita del documento, oltre a fornire specifiche indicazioni in merito al documento amministrativo e infor-matico, al protocollo informatico e alle tematiche di accesso, trasparenza e privacy. La normativa di riferimento è la seguente:
− legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
− legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17 Disciplina del procedimento amministrativo
− decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
− decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali
− decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
− decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3
− decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale (CAD)
− decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell'articolo 5-bis del CAD
− decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
− decreto 19 marzo 2013 Ministero dello Sviluppo economico Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (INI-PEC)
− decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni
− decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005
− Regolamento generale sulla protezione dei dati Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE
− AgID - Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicati nella Gazzetta Ufficiale n. 259 del 19 ottobre 2020
− AgID – Linee Guida dell’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese Versione 2.1 dell’8 agosto 2023
È previsto un aggiornamento periodico del Manuale. Ogni evento suscettibile di incidere sull’operatività ed efficacia del manuale medesimo deve essere tempestivamente segnalato al Responsabile della gestione documentale, al fine di prendere gli opportuni provvedimenti in ordine all’eventuale modifica e/o integrazione della procedura stessa. Come indicato nelle Linee Guida AgID sul documento informatico, il Manuale è pubblicato nel sito istituzionale dell’Istituzione scolastica, in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” (di cui all’art. 9 del D.Lgs. 33/2013).
Licenza
In applicazione del principio open by default ai sensi dell’articolo 52 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) e salvo dove diversamente specificato (compresi i contenuti incorporati di terzi), i dati, i documenti e le informazioni pubblicati sul sito sono rilasciati con licenza CC-BY 4.0.
